Protección de datos personales en Colombia

Tres pasos esenciales para cumplir la Ley 1581 de 2012.

En la economía digital, los datos de tus clientes valen más que el oro. Protegerlos no solo es una buena práctica: es un requisito legal ineludible. La Ley 1581 de 2012 establece obligaciones claras para quienes recolectan, almacenan o comparten información personal en Colombia. Sin embargo, muchos negocios siguen confiando en avisos genéricos o formularios desactualizados que no resisten una visita de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

A continuación, encontrarás tres pasos concretos para verificar, en pocos minutos, si tu empresa cumple las reglas básicas y evita sanciones millonarias.

1. ¿Tu sitio web recolecta datos personales?

Si tu página solicita nombre, correo, teléfono o cualquier otro dato, necesitas dos cosas imprescindibles:

Política de protección de datos
Debe estar visible (pie de página, formularios o ventanas emergentes) y explicar:
- Qué datos recopilas.
- Con qué finalidad los usas.
- Cómo los titulares pueden acceder, corregir o eliminar su información.
Autorización previa, expresa e informada
El usuario debe marcar voluntariamente una casilla no preseleccionada, junto a un texto sencillo, por ejemplo:

“Autorizo a [Nombre de la empresa] a tratar mis datos personales para enviarme información comercial y mejorar el servicio. Puedo revocar este permiso en cualquier momento.”

Sin política ni autorización, cualquier base de datos que crees será ilegal y quedarás expuesto a sanciones.

2. ¿Tu empresa tiene activos totales superiores a 100 000 UVT?

Cuando tus activos totales superan los 100 000 UVT (alrededor de $4 200 millones COP en 2025) y eres quien determina para qué y cómo se utilizan los datos personales de tus clientes, la ley te clasifica como responsable del tratamiento. Esto implica:

Inscribir tus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
El trámite es 100 % en línea, gratuito y te genera un certificado que la SIC puede exigir en cualquier momento.
Mantener la información actualizada
Revisa cada año si cambió la finalidad del tratamiento o si añadiste nuevas categorías de datos.

Omitir este registro puede costarte multas de hasta 50 000 UVT.

3. ¿Compartes datos personales de tus clientes con filiales, sucursales o proveedores (dentro o fuera del país)?

Compartir información con otras entidades nunca es un simple “reenviar Excel”:

Contratos de transmisión o transferencia.
Deben incluir cláusulas que garanticen a los titulares un nivel de protección equivalente al de la Ley 1581.
Verificación del destino internacional
Si el receptor está fuera de Colombia, incorpora Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) u otro mecanismo avalado por la SIC que asegure una protección adecuada.
Debida diligencia
Revisa periódicamente que tus aliados cumplan estándares de seguridad: cifrado, control de accesos y planes de respuesta ante incidentes.

Sin estos documentos, cualquier envío de datos podría considerarse ilegal y generar responsabilidad directa para tu empresa.

Estos tres puntos son los más comunes y críticos en materia de datos personales. Si tu empresa ya los tiene cubiertos, ¡felicitaciones! Si no, te recomendamos abordarlos de inmediato para blindar tu operación.

No dejes tu negocio en línea desprotegido: asegura sus bases legales hoy mismo. Conócenos para aprender más sobre cómo podemos asistirte en este camino.

Escrito por:

Gabriela Rey

Leader of Legal Services Colombia